Gestão baseada em intuição pessoal?

CADA EMPREENDIMENTO, DESDE O MOMENTO EM QUE SE CONCRETIZA, seja de pequeno ou grande porte, seja familiar ou não, do primeiro, segundo ou terceiro setor, enfim, independente de suas características, tem um modelo de gestão.

Este modelo de gestão pode ser profissional ou amador, baseado em Fundamentos Administrativos ou vivências práticas, experiências dos seus administradores. Enfim, cada empresa possui o seu próprio modelo de gestão.

O que percebo no dia a dia, e assim o é fundamentado pelos livros de teóricos e pesquisadores da área da Administração, é que as organizações que investem em busca, estudo, entendimento e aplicação dos conceitos da ciência ao seu negócio conseguem tomar decisões muito mais acertadas.

Afinal, todos os conceitos da ciência têm um grande esforço de estudos e experimentação durante vários anos. Não há necessidade de você redescobri-los usando-se do seu negócio, correndo vários riscos.

Muitos gerentes das organizações com as quais tenho contato, nas interações cotidianas, dizem que dá prá administrar os negócios somente com a percepção e não há necessidade de usar metodologias de gestão, afinal, elas ocupam um precioso tempo o qual pode ser direcionado para dar conta das tarefas cotidianas. E, mesmo que fazem a gestão do negócio com base na sua percepção colhem excelentes resultados.

Ora, estes resultados, advindos da gestão baseada em intuição não garantem uma perpetuidade do negócio. A história nos mostra que empresas assim administradas não tiveram perenidade nos seus negócios; foram afetadas ou por uma forte crise ou pela entrada de algum concorrente forte no seu mercado; ou ainda, por forte mudanças no comportamento dos seus consumidores.

A grande experiência que vivi nos últimos tempos foi de que o uso de metodologias de gestão permite que façamos a administração dos processos e do negócio de uma maneira profissional.

O uso de processos gerenciais baseados em conceitos da Administração, da Matemática, especialmente os estatísticos, nos faz entender melhor todos os comportamentos dos fatores internos ou externos que afetam o negócio e, desta forma, tomar as decisões de uma forma consistente, baseada em dados e informações, em técnicas comprovadas e, desta forma, traçar tendências do comportamento dos processos e dos negócios.

Estas metodologias, de toda forma, depois que desenvolvidas na organização, com certeza, não devem ficar sob uso de uma única pessoa – deve ser difundida no seu modelo de gestão para que outras pessoas possam fazer uso das mesmas, garantindo que futuras decisões possam ser tomadas com mesmas características, garantindo assim, a perenidade do negócio e uma harmonia e equilíbrio nas suas estratégias.

Como está a administração da sua empresa ou daquela na qual você trabalha? Há uso de metodologias profissionais ou as decisões estão sendo tomadas com base na percepção do patrão tão somente? Os resultados estão sendo favoráveis? Até quando?

Pense bem.

Modelos de gestão participativos

DESDE UM DOS PRINCIPAIS MARCOS DA EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO COMO CIÊNCIA, a primeira revolução industrial, teve-se o foco na confecção do produto e, posteriormente, o foco na satisfação dos clientes. Os funcionários então ficaram por um longo tempo em segundo plano. Realizar o seu trabalho tão somente era a sua contribuição necessária e suficiente, sendo que a administração do negócio ficava concentrada, de forma sigilosa, na cabeça de poucas pessoas privilegiadas, alocadas na parte da alta direção.

Os modelos de gestão modernos contam com a participação de todos os colaboradores na sua implementação e manutenção. Além de controles e documentos que necessitam ser constantemente preenchidos e adotados de forma adequada, os modelos apontam para o entendimento, por parte do colaborador, do seu papel no alcance dos objetivos da empresa; para o entendimento e atendimento das necessidades dos clientes, bem como a execução de ações para melhorar os resultados dos seus processos.

Tendo como objetivo fortalecer este aspecto dentro das organizações, a NBR ISO9001:2008 trás como um dos princípios o envolvimento das pessoas, estimulado pela atuação da liderança, fazendo com que cada funcionário, independente de sua posição dentro da empresa, tenha ciência dos objetivos da companhia, bem como, compreenda a importância do seu trabalho para o alcance destes objetivos.

Para que isso seja possível, usar metodologias apropriadas, aplicar constantemente treinamentos que fortaleçam o entendimento da composição da empresa, gastar a sola do sapato e saliva é a única forma da liderança, em qualquer nível, fazer com que as pessoas de toda a organização estejam alinhadas e trabalhando em prol de objetivos comuns e sendo da entidade.

Um processo de melhoria contínua gaúcho

Anualmente as empresas gaúchas têm condições de se submeter à examinação do grau de aderência do seu modelo de gestão aos Critérios de Avaliação, cujo processo é coordenado pelo Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP).

O Prêmio Qualidade RS (PQRS) é um reconhecimento do PGQP às organizações que mais de destacaram na busca pela melhoria contínua do seu sistema de gestão.

Para participar do processo, a organização candidata deve elaborar um relatório de gestão (RG) no qual deve descrever de forma organizada todos os processos gerenciais que a empresa possui e que são requeridos pelos requisitos dos Critérios de Avaliação.

Elaborar o RG é um grande exercício de autoavaliação, pois requer dedicação especial por parte da equipe responsável pela sua elaboração, em entrevistas e busca de dados e informações para compô-lo. Na medida em que os processos gerenciais vão sendo descritos surgem os momentos de insights sobre possíveis melhorias que já poderiam ter sido implementadas, ou então, sobre as lacunas que se tem quanto ao atendimento dos requisitos, bem como, da necessidade de alinhamento dos processos gerenciais, enfatizando uma abordagem sistêmica dentro da organização.

Todavia é recomendável que a equipe que está à frente da elaboração do RG não tenha o foco somente da descrição do relatório, mas já tenha consigo um formulário para abrir um Plano de Melhoria da Gestão (PMG) e já registre os insights de necessidades de melhoria do modelo de gestão para que, após a entrega do relatório, o PMG sirva como um instrumento para uso na implementação de melhorias dos processos gerenciais.

Finda a etapa de elaboração do RG e entrega do mesmo à Secretaria Executiva do PGQP, obedecendo a um cronograma previamente estabelecido, é o momento de preparação para a visita, no qual a organização pode desenvolver várias atividades, entre elas, de mobilização e alinhamento entre a sua força de trabalho.

Chegado o momento da examinação na organização, a candidata recebe a visita de, no mínimo, dois examinadores que, com conhecimento e visão sobre gestão e os Critérios de Avaliação, buscam evidências para sustentar à descrição dos processos gerenciais do RG bem como, avaliar, na prática, o funcionamento do modelo de gestão daquela candidata.

Desta visita, ao final do processo, é elaborado pelos examinadores com a supervisão dos juízes, um Relatório de Avaliação (RA), o qual apresenta os pontos fortes (PF), traduzindo processos gerenciais com alta aderência aos requisitos dos Critérios de Avaliação, bem como, com oportunidades de melhoria (OM), as quais representam as lacunas significativas que o modelo de gestão da candidata possui em relação ao mecanismo de avaliação. As informações deste RA também devem complementar o PMG, ora então elaborado pela organização no momento de redação do RG.

Após todo o processo, independente do resultado da empresa ganhar ou não o reconhecimento pelo PQRS, cabe-lhe traçar rotinas para implementar as ações previstas no PMG – este é o grande segredo para a melhoria contínua de fato.

Implementado o PMG, chega o momento da empresa novamente elaborar o seu RG e iniciar todo o processo de autoavaliação, com a atualização do seu PMG, independentemente se participar do processo de busca de reconhecimento ou não. Assim, a organização completa o ciclo de avaliação do seu modelo de gestão.

Desta forma, efetivamente, a organização implementa um processo de avaliação e melhoria dos seus processos gerenciais, visando aprimorá-lo constantemente para efeitos de adaptação às exigências do mercado, de seus clientes, enfim, de todas as partes com as quais se relaciona e delas depende, levando assim, ao alcance de resultados sustentáveis.