sábado, 14 de janeiro de 2012

A NOSSA EMPRESA FAZ RESPONSABILIDADE SOCIAL


Responsabilidade social como gestão integrada

Por muitas vezes tenho acompanhado práticas de gestão relativas à responsabilidade socioambiental e de desenvolvimento social. Por mais que os temas estão muito em alta devido à sustentabilidade, é na essência que as empresas acabam tendo falhas.

Fazer responsabilidade social, no meu ponto de vista, requer, entre outros posicionamentos:

- Inclinação da liderança: Não há gestão, seja ela qual modelo for, se a liderança, em especial a alta direção não estiver comprometida e envolvida no planejamento e aplicação das práticas da empresa.

- Pensamento sistêmico: Foi-se o tempo em que as empresas tinham visão de uma cadeia produtiva formada por fornecedores, processos internos e clientes. Hoje, o modelo que se põe, desafia as organizações a identificarem em seu negócio, todas as partes interessadas, incluindo as comunidades e sociedade por elas afetadas ou que influenciam no sucesso organizacional.

- Modelagem estratégica: As estratégias, levando-se em consideração as partes interessadas, devem ser caminhos que levam a empresa para um futuro, de forma sólida e consistente, sem afetar as partes que a compõem. Assim, as necessidades e expectativas da sociedade devem ser conhecidas e consideradas na elaboração das estratégias de longo prazo.

- Atuação por projetos: A aplicação de projetos voltados ao desenvolvimento das comunidades tem total relevância uma vez que as organizações têm esta responsabilidade. Ainda, quando falamos em projetos temos que levar em consideração um processo que contempla etapas de planejamento, execução e avaliação. Para esta última etapa, projetos devem ter resultados associados, ou seja, o sucesso de um projeto se dará pelo alcance das metas quantitativas propostas quando do seu planejamento.

Com estas considerações, entende-se a atuação social da empresa como complexa e abrangente, não se caracterizando por iniciativas isoladas, as quais muitas vezes, na realidade, são implementadas pela boa intenção de alguns colaboradores do nível operacional.

A lógica para projetos de desenvolvimento da sociedade

Uma das questões que se deve levar em consideração e que é de extrema relevância para o sucesso da gestão social é o alinhamento dos projetos.

Muitas empresas reclamam que fazem várias ações durante o ano só que não enxergam resultados. Para evitar estes efeitos recomendo que os projetos sejam cautelosamente planejados, de início ao fim, com alocação clara dos recursos necessários e dos resultados esperados. Não falamos em quantidade e sim, em qualidade. Ou seja, de nada adiantam vinte projetos sem conclusão ou sem resultados. Melhor sim, um projeto com conclusão e resultado planejado e alcançado.



Suponha que a sua empresa, de forma lógica, alinhada com o seu modelo de negócio, tenha escolhido uma comunidade escolar a ser desenvolvida, por determinadas necessidades, tais como, os altos índices de repetência e evasão escolar.

O planejamento do projeto deve contemplar várias ações/iniciativas que, implementadas de forma complementar, possam minimizar os resultados atuais daquela comunidade. Na fase de planejamento devem ser consideradas as partes interessadas no suposto problema. No exemplo, os pais, os alunos, os professores, órgãos públicos pertinentes, parceiros, entre outros. Esta fase precisa gerar comprometimento. Note que não falo em desenvolver, por exemplo, ações, tais como doação de livros. O conjunto de ações pode complementar-se por aulas de reforço, auxílio pedagógico, reformas de salas de aula, reestruturação de biblioteca, manutenção do pátio, etc. Enfim, todas as ações devem fazer com que os resultados pretendidos sejam alcançados.


A execução do projeto por sua vez, requer disciplina e comprometimento. A capacidade da empresa de envolver as partes interessadas e os parceiros para que o cronograma do projeto não venha a ser afetado é fundamental nesta etapa. Os recursos não podem depender de um único agente. Os parceiros precisam contribuir, cada qual com as suas capacidades, para que o projeto seja viável.

O acompanhamento da execução do projeto deve ser realizado pela empresa que tomou a iniciativa – projeto sem líder e sem acompanhamento para pela metade, é obra estacionada.

A avaliação do projeto, independente do tempo que levou a ser concluído, deve ser realizada com base em medições precisas de resultados quantitativos na sociedade, cuja evolução demonstre o sucesso do projeto. Isto quer dizer que, na fase de avaliação devemos levar em conta os mesmos resultados que, na etapa do planejamento, levaram às ações do projeto.

Como alocar medições em projetos de desenvolvimento da sociedade

Para todo e qualquer projeto desenvolvido deve ser possível a medição de seus resultados. Tudo é quantificável – vai depender, obviamente, da capacidade dos gestores transformarem algo que seja inicialmente qualitativo para uma medição quantitativa.

Resultados relevantes para projetos são aqueles que demonstram a evolução da sociedade. No exemplo deste artigo sugiro um projeto para o desenvolvimento de uma comunidade escolar. Neste caso, um resultado relevante seja qualquer um que represente o comportamento daquela comunidade, o qual venha a ser alterado pela influência de um projeto social.

Não cabe, desta forma, como resultados relevantes, medições clássicas do tipo quantidade de horas envolvidas no projeto, ou, total de investimento realizado. Estes não passam de itens de controle do projeto.

Quando o seu filho está com febre, em quem você coloca o termômetro? Da mesma forma, se a comunidade apresenta alguma necessidade, é nela que você tem que colocar o indicador para medir a melhora.

sexta-feira, 9 de dezembro de 2011

Trilha de Auditoria de Processos

Um bom ponto de partida para a auditoria é iniciar a coleta de evidências por dados já existentes que demonstram a situação atual do processo. Podem ser considerados dados desta natureza as informações de registros de atendimento ou indicadores de desempenho.
            
Partindo de registros de atendimentos:
  • Na preparação da auditoria selecione, junto com à equipe responsável pela gestão dos registros de atendimento, registros que sejam relativos ao processo que você vai auditar, preferencialmente registros de reclamações, pois estas nada mais são do que constatações que o cliente faz a respeito da existência de irregularidades no processo, e que já lhe afetaram (ao cliente).
  • Leia e analise as situações registradas.
  • Durante a auditoria busque identificar no processo as atividades sobre os quais existem as reclamações.
  • Peça ao auditado demonstrar como realiza a determinada atividade.
  • Analise e compreenda o porquê desta atividade (ou a maneira com que esta atividade é realizada) gerou uma reclamação.
  • Depois, peça à equipe evidência de análise desta reclamação e os registros de ações corretivas, ou seja, o que a equipe planejou fazer (ou já fez) para que este erro não se repita novamente a fim de reincidir a reclamação.
  • No caso da existência de ações corretivas, estas devem ter a identificação das causas.
  • Avalie se estas (as causas) estão coerentes e, se estas causas não implicam num não atendimento a um requisito normativo como, por exemplo, a disponibilidade de instruções de trabalho para a equipe do processo (item 7.5.1.b da NBR ISO 9001:2008).
  • Ou seja, neste exemplo, o não atendimento a um requisito normativo pode ter levado a ocorrer problemas no processo, o que impactou na qualidade percebida pelo cliente.
            
Partindo de indicadores de desempenho:
  • Durante a auditoria avalie os indicadores e itens de controle do processo.
  • Certifique-se de que estes estejam medindo os requisitos do cliente e o objetivo do processo (ambos descritos nos procedimentos).
  • Depois analise os resultados dos indicadores.
  • Solicite evidência das análises críticas destes resultados (a frequência da análise deve estar coerente com a frequência estabelecida no procedimento).
  • Leia os registros das análises críticas.
  • Identifique a coerência entre a 'situação atual', 'causas' e 'tendência'.
  • Caso o resultado esteja abaixo do esperado (abaixo da meta) solicite à equipe auditada a evidência de ações corretivas (plano de ação com identificação de causas, etc) que tenham sido planejadas e/ou executadas para que o resultado pudesse/possa alcançar a meta estabelecida.
          
Partindo de requisitos normativos:
  • Partir de requisitos normativos também é uma boa trilha de auditoria, pois busca intensificar o atendimento à Norma ISO 9001:2008, à qual o SQG está certificado.
  • Selecione alguns requisitos cujo atendimento (quando pertinente) deve ser evidenciado pela equipe.
  • Por exemplo: 8.5.3 – Ações corretivas:
  • A Norma estabelece que a empresa deve executar ações preventivas. Mas, se os processos não o fizerem, a empresa, por consequência, acabará por não atender o requisito em questão.
  • Desta forma, é obrigatório que o processo tenha planos de ação preventivos (preferencialmente que estejam planejados ou em andamento) para mostrar ao auditor.
  • Caso não tenha, é bem provável que o processo não esteja pensando em ações preventivas, ou seja, não está sendo proativo e não está atendendo à Política da Qualidade da Cooperativa. Ou, está executando as ações, mas não mantém registro das ações executadas nem tampouco avalia a eficácia das mesmas, o que é exigido pela Norma auditada.
  • Outro exemplo de requisito a ser explorado, por exemplo, é o 6.2.2:
  • Questionem ao(s) auditado(s) quais são as sua(s) competências necessárias para que a qualidade do produto seja mantida.
  • Estas competências necessitam estar definidas.
  • Depois, solicite quais os treinamentos que foram proporcionados ao(s) auditado(s) para que estas competências sejam satisfeitas.
  • Investigue a análise da eficácia destes treinamentos. Avalie se a coerência entre competência/objetivo do treinamento/avaliação da eficácia.
  • Busque evidenciar registros dos treinamentos executados (certificados, registro de desenvolvimento e demais pertinentes). A evidência destes registros é um requisito normativo específico.
           
Partindo de evidências do processo:
  • Uma boa tática de auditoria também é partir das evidências do processo e confrontá-las com os requisitos auditados.
  • Por exemplo: você está auditando um processo de comercialização e se depara com um novo serviço oferecido.
  • Uma boa pedida para esta evidência é solicitar o planejamento do processo deste novo serviço, atendendo ao requisito normativo 7.1 – Planejamento da Realização do Produto.
  • Outro ponto interessante de ser avaliado é se a realização deste novo serviço possui a disponibilidade de instruções de trabalho, quando necessário, atendendo ao requisito normativo 7.5.1.b.
  • Se possui a implementação da liberação, entrega e atividades pós-entrega, atendendo ao requisito normativo 7.5.1.f.

Observação importante: Quando se trata de 'atendimento a um requisito normativo' deve haver consciência por parte do auditor e do auditado que este atendimento é traduzido em garantia da qualidade para o cliente, pois é este o objetivo da Norma ISO9001:2008.

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quinta-feira, 17 de novembro de 2011

O PROBLEMA É A GERAÇÃO Y?


ESTAMOS NUM MOMENTO AQUECIDO NO MERCADO DE TRABALHO quando falamos sobre as características da geração entrante, na falta de mão de obra qualificada e nos altos índices de rotatividade que está presente nas organizações.

Uma questão é fato: os problemas sempre existiram e sempre existirão. Outro fato é que “gestão” nada mais é do que resolver problemas, com o uso de métodos, por meio das pessoas. E, o choque de gerações sempre esteve presente em todas as décadas.

O contraste das gerações entrantes no mercado de trabalho com as gerações passadas que ocupam grande parte dos cargos de liderança das empresas está muito mais aparente, pois, além de pensamentos diferentes entre estas, também há um conflito de “mudança de século”, no qual a geração passada pensa a maneira de administrar de uma forma linear e as atuais, de uma forma muito dinâmica e com uma velocidade que surpreende; a mesma que trafegam os dados nas redes infinitas.



Porém, o meu foco na redação deste comentário não é falar sobre características das partes externas à organização, neste caso, das gerações emergentes, mas sim, sobre práticas de gestão que as empresas devem adotar para promover a adaptação o tão logo, para minimizar os efeitos destas diferenças.

Pesquisa de mercado: até então, quando falávamos em pesquisa para conhecer o mercado potencial, se dava ênfase à perspectiva de marketing comercial. Hoje, precisamos mudar nosso discurso: precisamos fazer pesquisas de mercado no intuito de conhecer nossas potencialidades de mão de obra. Com base nas informações coletadas, desenvolver ações para atrair e preparar pessoas para atuarem nos nossos processos. Infelizmente as necessidades de contratação são tão urgentes que não temos tempo nem de fazer uma boa seleção nos currículos que existem em nosso banco de dados.

Identificação das necessidades: na seleção, a entrevista com o candidato deve levar em conta a identificação das suas necessidades para que a empresa possa avaliar a sua capacidade e condições de atendê-las. Um funcionário com suas necessidades mal identificadas e não atendidas provoca o mesmo efeito que um cliente: o de abandonar a empresa, quebrando a relação entre as partes. Isto implica o aumento de rotatividade, além de outros impactos.

Desafios: as novas gerações querem desafios, além de querer saber os porquês de cada processo ou atividade que se desenvolva. Foi-se o tempo em que gestor era a pessoa que mandava, aplicava diretrizes. Hoje, o gestor precisa estar ao lado do funcionário, orientando a aplicação dos valores e princípios da empresa, de tal modo a manter a cultura organizacional. Mas, o funcionário não quer mais “carregar o piano” tão somente – ele quer participar da escrita da música e da sua melodia, além de ensaiar e tocar o instrumento durante a apresentação: dar o show. Falo em formação de equipe “cabeça de obra” e não “mão de obra”. Estamos preparados para isto, se os gestores, em sua maioria, são da geração século passado e entendem a empresa como “de cima para baixo” (top down)?

Tempo: se há muito esperávamos mais de ano para ter acesso a uma linha telefônica em nossas residências, hoje, em questão de minutos temos um telefone móvel, com acesso à internet e várias outras funcionalidades que nos deixam conectadas com o mundo. A mesma relação se faz quando se trata das questões de tempo com as novas gerações no ambiente de trabalho – não se quer esperar um ano para ter um feedback – este tem que ser imediato e com frequências altas, nada mais do que um mês, nem que seja uma conversa na sala de café. Portanto, agir de forma rápida, com foco e crítica é o papel do líder da equipe. Um exemplo de questionamento que este pessoal faz: “como que já se passou um ano desde a última aplicação da pesquisa e já estão aplicando novamente se ainda não foi feito nada para melhorar a condição da entrega de serviços?”

Entrevista de desligamento: cada vez mais as empresas estão implantando as entrevistas de desligamento para tentar identificar os motivos pelos quais as pessoas estão saindo do trabalho – trocando de empresa. No entanto, ainda não sabem perguntar adequadamente. O questionamento sempre se dá no sentido do por que o colaborador está saindo da empresa. A resposta logo reporta a uma condição externa, por exemplo, “estou com outra oportunidade”. Desta forma, as respostas que temos destas entrevistas não nos dão suportam a gestão de retenção, pois não nos gera nenhuma ação a não ser concordar com a saída da pessoa e que “as coisas realmente estão mudando”. Temos que aprender a perguntar! A pergunta é: quais os motivos que não lhe fazem permanecer em nossa empresa? Desta forma, as respostas do funcionário que está saindo remetem a questões do ambiente interno da empresa, no qual tem como atuar, na forma de gestão de pessoas e do clima. E daí sim, com base nestas informações e outras que são oriundas de outras fontes de pesquisa e coleta de dados, os gestores devem tomar as ações apropriadas para que possam minimizar os efeitos deste grande contraste entre necessidades das pessoas e políticas de gestão de pessoas colocadas à disposição.

Recomendo complementar sua leitura com os artigos: “Gestão baseada no ciclo PDCA” e “A sua empresa é do tipo corpo aberto ou corpo fechado?”, ambos deste blog.