Anualmente as empresas gaúchas têm condições de se submeter à examinação do grau de aderência do seu modelo de gestão aos Critérios de Avaliação, cujo processo é coordenado pelo Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP).
O Prêmio Qualidade RS (PQRS) é um reconhecimento do PGQP às organizações que mais de destacaram na busca pela melhoria contínua do seu sistema de gestão.
Para participar do processo, a organização candidata deve elaborar um relatório de gestão (RG) no qual deve descrever de forma organizada todos os processos gerenciais que a empresa possui e que são requeridos pelos requisitos dos Critérios de Avaliação.
Elaborar o RG é um grande exercício de autoavaliação, pois requer dedicação especial por parte da equipe responsável pela sua elaboração, em entrevistas e busca de dados e informações para compô-lo. Na medida em que os processos gerenciais vão sendo descritos surgem os momentos de insights sobre possíveis melhorias que já poderiam ter sido implementadas, ou então, sobre as lacunas que se tem quanto ao atendimento dos requisitos, bem como, da necessidade de alinhamento dos processos gerenciais, enfatizando uma abordagem sistêmica dentro da organização.
Todavia é recomendável que a equipe que está à frente da elaboração do RG não tenha o foco somente da descrição do relatório, mas já tenha consigo um formulário para abrir um Plano de Melhoria da Gestão (PMG) e já registre os insights de necessidades de melhoria do modelo de gestão para que, após a entrega do relatório, o PMG sirva como um instrumento para uso na implementação de melhorias dos processos gerenciais.
Finda a etapa de elaboração do RG e entrega do mesmo à Secretaria Executiva do PGQP, obedecendo a um cronograma previamente estabelecido, é o momento de preparação para a visita, no qual a organização pode desenvolver várias atividades, entre elas, de mobilização e alinhamento entre a sua força de trabalho.
Chegado o momento da examinação na organização, a candidata recebe a visita de, no mínimo, dois examinadores que, com conhecimento e visão sobre gestão e os Critérios de Avaliação, buscam evidências para sustentar à descrição dos processos gerenciais do RG bem como, avaliar, na prática, o funcionamento do modelo de gestão daquela candidata.
Desta visita, ao final do processo, é elaborado pelos examinadores com a supervisão dos juízes, um Relatório de Avaliação (RA), o qual apresenta os pontos fortes (PF), traduzindo processos gerenciais com alta aderência aos requisitos dos Critérios de Avaliação, bem como, com oportunidades de melhoria (OM), as quais representam as lacunas significativas que o modelo de gestão da candidata possui em relação ao mecanismo de avaliação. As informações deste RA também devem complementar o PMG, ora então elaborado pela organização no momento de redação do RG.
Após todo o processo, independente do resultado da empresa ganhar ou não o reconhecimento pelo PQRS, cabe-lhe traçar rotinas para implementar as ações previstas no PMG – este é o grande segredo para a melhoria contínua de fato.
Implementado o PMG, chega o momento da empresa novamente elaborar o seu RG e iniciar todo o processo de autoavaliação, com a atualização do seu PMG, independentemente se participar do processo de busca de reconhecimento ou não. Assim, a organização completa o ciclo de avaliação do seu modelo de gestão.
Desta forma, efetivamente, a organização implementa um processo de avaliação e melhoria dos seus processos gerenciais, visando aprimorá-lo constantemente para efeitos de adaptação às exigências do mercado, de seus clientes, enfim, de todas as partes com as quais se relaciona e delas depende, levando assim, ao alcance de resultados sustentáveis.
