Planejamento estratégico: workshop ou processos?

CADA VEZ AUMENTA A NECESSIDADE DE QUE OS PROCESSOS GERENCIAIS (PRÁTICAS DE GESTÃO) SEJAM IDENTIFICADOS E DEFINIDOS nos modelos de gestão das organizações.

Vou tentar uma abordagem entre as diferenças de um workshop e um processo gerencial, que é necessário ser estabelecido no sistema de gestão da empresa, para efeitos de uma melhor tomada de decisão, conforme relatei no artigo abaixo.

O tema que vou abordar é a formulação das estratégias, mais especificamente, a análise de cenários.

Muitos gestores consideram essa fase somente como uma etapa, ou “um momento”, do denominado workshop de planejamento e, quando implantam uma prática de planejamento estratégico (se assim for considerada), se preocupam apenas com os famosos eventos de imersão de planejamento estratégico, incluindo o hotel no qual será realizado o evento, o cardápio, o lanche...o resto você já sabe, certo?

Em nenhum momento identifica-se a necessidade de estabelecer processos gerenciais para esta etapa e para as subsequentes.

Então, concluímos que o nome planejamento estratégico, ou ainda, o workshop de planejamento estratégico não vem a ser um processo, ou um conjunto destes, que leve à formulação das estratégias. Ora, vejamos por que:

Uma das primeiras etapas de um planejamento estratégico inicia com a construção de cenários por meio da análise dos ambientes interno e externo.

Quando se entende como um processo, tudo muda. Vejamos:

*Figura meramente ilustrativa.

Processo tem entradas:

Se a “etapa de formulação dos cenários” é vista como um processo, há de se estabelecer as suas entradas, ou seja, quais informações devem ser coletadas para que possam ser utilizadas durante as atividades sequenciais de análises, para que, desta forma, permitam que os participantes identifiquem os cenários da forma mais adequada. E isto terá reflexo direto na necessidade de qualificação da base de dados da empresa bem como, na formulação das pesquisas que comumente são realizadas com os públicos de interesse.

Processo tem sequência lógica:

Quando pensamos em processo, logo avistamos uma sequência lógica de realizar quaisquer atividades que o compõem.

Então, sob essa ótica, há de se definir a sequência de análise das informações dos ambientes interno e externo para compor os cenários do planejamento estratégico.

Processo tem regras de funcionamento:

Enquanto processo, a análise das informações relativos aos ambientes interno e externo deve ter regras estabelecidas, com ênfase em regras estatísticas, incluindo o cruzamento de vários dados para que a informação possa traduzir de forma mais próxima a realidade ou tendência dos cenários e permitir que as decisões sejam tomadas de forma embasada.

Processo tem dono!

Já ouviu o ditado popular que cachorro com mais de um dono morre de fome? Então, quem é o pai da criança? Processo tem que ter dono, e um só!

Processo é contínuo:

Todo processo, diferentemente de uma reunião, de um workshop, de um programa, necessita ter continuidade, ser retro-alimentado. Desta forma, há necessidade de se estabelecer uma frequência de realização do processo para que, obedecendo a esta definição, seja executado sistematicamente sem haver prejuízo de continuidade.

Processo tem que ter registro:

Os registros devem provar que o processo aconteceu adequadamente – não para o auditor, e sim, para você. Então, registro de análise de cenários não é foto, e sim, as informações, as conclusões tomadas pelos participantes (você as registra?) e, principalmente, registro das entregas, dos produtos do processo, além é claro, da famosa lista de presença.

Processo tem que ter controle:

Seja um cronograma ou um check-list, mas o processo precisa ser controlado, durante a sua execução, e não após, para que as pessoas possam confirmar de que ele está funcionando adequadamente em relação às suas condições de funcionamento. Por exemplo, se o requisito é cumprir prazo, tem-se o cronograma. Se o requisito é não esquecer nenhuma informação ou etapa, tem-se um check-list; assim como estão disponíveis inúmeros mecanismos que auxiliam no controle da realização do processo. Estas etapas de controle devem estar obrigatoriamente estabelecidas nas regras de funcionamento do processo.


Processo tem que ser gerenciado:
Há necessidade sim, em tendo como processos, a determinação de indicadores, suas respectivas metas e gerenciamento dos seus resultados, assim como, resultados devem ser gerados por ele.

Processo tem saída:

Todo e qualquer processo tem suas entregas, os seus produtos. Vejamos então: se as entradas são informações, as etapas do processo são as atividades de análise... qual será a saída? Seriam talvez as oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos, claramente identificados e consistidos com os participantes para que seja possível dar sequência aos próximos processos de formulação das estratégias.

E quantos workshops de cenários são realizados com várias apresentações e dele não se sai com nada – apenas com os participantes mobilizados. Serão essas as entregas?

Qual a sua opinião? Muda se encarar como um processo e não como um workshop?

Isso que ainda não especificamos como funcionaria o processo para uma determinada empresa.

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